Editie oktober 2017

Tijdens de Week van het Nederlands, die van 7 tot en met 14 oktober 2017 plaatsvindt kun je je uitgewerkte notulen eenmalig professioneel laten nakijken en ontvang je hierover deskundig advies. Ook kun je wensen doorgeven aan de experts, zodat ze bijvoorbeeld extra letten op de lay-out, grammatica of formulering van de zinnen in je verslag.

Notuleren is een ambacht. Een notulist moet tegelijkertijd luisteren en schrijven, het verslag moet naderhand voor iedereen helder en ondubbelzinnig zijn, zodat duidelijk is wat besproken is en welke afspraken er zijn gemaakt. Vijf tips voor goede notulen van de taalexperts van Emma Handson

1. Bereid de vergadering goed voor

Als je gaat notuleren, is het meestal mogelijk om vergaderstukken in te zien. Dit zijn bijvoorbeeld de notulen van de vorige vergadering en de agenda. Hiermee kun je je al inlezen. Zo begrijp je tijdens de vergadering beter wat er besproken wordt.

2. Neem de vergadering op

Het is altijd handig als je de vergadering later kunt terugluisteren. Het is namelijk niet altijd mogelijk om alles mee te typen of schrijven en te onthouden. Er bestaat hiervoor speciale opnameapparatuur. Probeer tijdens de vergadering zo veel mogelijk steekwoorden mee te schrijven; dit scheelt je namelijk later, tijdens het uitwerken, veel tijd! Hoe meer ervaring je opdoet, hoe minder vaak je de opname hoeft na te luisteren. Afhankelijk van de materie kan een ervaren notulist het op een gegeven moment vaak zonder opname stellen.

3. Durf vragen te stellen

Vooral als je het bedrijf niet kent, kan het zijn dat je iets niet helemaal begrijpt of niet weet hoe je een naam moet spellen. Schroom dan niet om het te vragen! Meestal is er na de vergadering nog wel een gelegenheid om een deelnemer aan de jas te trekken, bij voorkeur de voorzitter. Maar let op: neem niet actief deel aan de vergadering. De notulist is namelijk onafhankelijk en het is niet altijd gewenst dat je je mening uit. Daarnaast is het moeilijker om goed te luisteren als je tegelijkertijd vergadert.

4. Wees consistent in het sjabloongebruik

Tijdens het voorbereiden van de vergadering heb je waarschijnlijk ook eerdere notulen in handen gehad. Houd tijdens het schrijven van je notulen het sjabloon van die eerdere notulen aan. Zo voldoet de opmaak van jouw tekst aan de verwachtingen van de deelnemers. Daarbij ogen notulen veel professioneler als je consistent bent.

5. Laat iemand anders je notulen redigeren

Een frisse blik op je tekst is altijd fijn, vooral als je urenlang met dezelfde vergadering bezig bent geweest. Misschien ben je je ook helemaal niet bewust van bepaalde taalfouten. Een taalexpert kan jou hier dan op wijzen en je handige feedback geven. Is er niemand die jou hierbij kan helpen? Leg je werk dan even aan de kant en kijk er op een later moment naar. Ook kun je Emma Handson hiervoor altijd inschakelen. Tijdens de Week van het Nederlands kun je kosteloos eenmalig je notulen door een Emma redigeren. Aanmelden  kan via 073 - 747 00 54 of info@emmahandson.nl. Onze taalexperts redigeren jouw notulen met alle plezier!